『あれもやりたいし、これもやりたい。でも時間が無くて全然できていない。。。』

 

 

本当に多くの人に共通の悩みがこれです。

1日が30時間ぐらいあれば良いなぁと、思ったことは誰しもがあると思いますが、いくら考えてもそうはならないので、1日24時間という限られた時間の中で、やりたいことをやっていく必要があります。

 

 

そのためには時間を有効活用するための工夫をする必要があります。

今まで通りのやり方をしていては、今まで通りの事しかできません。

何かを変えていく事で、今とは違う結果が得られるようになっていきます。

 

 

そうは言っても忙しい時は目の前の仕事をこなすことだけで精一杯になってしまって、なかなか全体を見て効率的に進める方法を考える余裕も無いですよね。

ですが、本当は忙しい時ほど仕事の進め方を見直さないといけなく、また、どう仕事を進めれば効率的なのかを考えるチャンスでもあります。

 

 

そこで、今回は忙しい状態が続いていて、どうしようも無いという方にオススメしたい仕事の進め方についてお話したいと思います。

 

 

★この記事を読むと得られること★
・効果的なタスク管理の方法について知れる!
・タスク管理をする時の考え方を理解出来る!
・タスク管理の具体的なステップを知れる!
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タスク管理のスタートは、まずはやるべき事を把握する事

何事もスタートは現状把握から始まります。

 

 

今やらないといけないと認識しているものにはどんなものがあるかを全て書き出します。

頭の中で把握していると思っても、実際に紙に書き出して見える化するのはとても大切なことです。

紙に書いてみることで、抜け漏れを防ぐことができますし、タスク間の関連とかにも気付くことができるので、効率的に仕事を進めることが出来るようになります。

 

 

また、頭の中で記憶していると、後から色々な情報が入ってくるので、いざ思い出そうとした時にパッと出てこず、思い出すのに時間がかかってしまう時もあります。

本当に忙しい時は、時間を取ってメモを書き出している間に少しでも仕事を進めたいと思う気持ちもとても分かるのですが、自分のやるべきことの全体を把握しないと逆に時間のロスが発生してしまいます。

 

 

焦る気持ちを抑えて少しだけでもタスクの洗い出しをする時間をとりましょう。

 

 

洗い出したタスクに優先順位をつける

次は洗い出したタスクを眺めて、選別する作業をします。

たくさんあるタスク全てを今すぐやらないといけないわけではないはずなので、優先順位を付けていきます。

 

 

最初にやるべきことは、そもそもやらなくても良いタスクが紛れ込んでいないかを確認することです。

 

 

漠然とやらないといけないと思い込んでいるものの中には、よく考えると別にやらなくても問題ないものも、おそらくいくつか含まれています。

やらなくても良いものを思い切って捨ててしまうことで、まずは数を減らしましょう。

 

 

最初は『本当にやらなくても良いのかな?』と不安になったりもしますが、多くの場合、自分が勝手にやらないといけないと思い込んでいるだけです。

実際にはやらなくても何の問題も起こらないケースがほとんどで自分で勝手にやらないといけないと思い込んでいるだけだということは往々にしてあります。

 

 

ですので、最初にやらなくても良いものを思い切って捨てていくことが重要です。

その上で、優先度を付けていく事が大切です。

 

 

各タスクを細かく分けて管理する

ここまでで大枠としてどんなタスクに対応しないといけないのかが把握できていて、どれを先にやらないといけないのかが分かった状態です。

次にやりたいのは、やらなくても良いと判断したもの以外のタスクを細かく分けていくことです。

 

 

例えば、『忘年会の幹事をする』というタスクがあったとします。

そのときに、このタスクをさらに細かく分けていくわけです。

  • 候補日をアンケートする
  • 店を探す
  • 店を予約する
  • 出欠をとる
  • 案内メールを出す

 

 

忘年会の幹事をするという大きな粒度でタスクを認識していると、けっこうまとまった時間がないと取り掛かれません。

ですが、このように粒度を小さくしていくとスキマ時間にこなしていけるものが見えてきます。

まとまった時間が必要なことはある程度まとまった時間が取れるタイミングに、スキマ時間で出来ることは逆にその時間にはやらないことです。

その判断をするためにも、分けられるものは分けておくと便利です。

 

 

後あと楽になる方法を優先する

忙しいと目の前の仕事に意識が向いてしまうため、その場その場をなんとか乗り切ることに重点を置きがちになります。

その場はそれが一番楽かもしれませんが、それをやるといつまでも自転車操業が続いて、どこまでいっても楽にならずに忙しい状態が続きます。

 

 

少し工夫をすれば次にそれを行うときには楽が出来る方法があるのであれば、今回は多少手間が増えたとしても次回楽に出来るようにしておくことも検討しましょう。

もちろん、頻度がとても低いものに対して仕組み化するのも本末転倒なので、少し大きな視点で考えたときにトータルで楽が出来るように動くようにしましょう。

 

 

まとめ

今回ご紹介した方法は仕事を効率良くこなすための一つの方法です。

どんな方法にも共通して言えることがあります。

 

 

それは、忙しくなったときにだけやろうとしても上手くできないということです。

普段からしっかりと意識して、体で覚えていないと、いざというときに思ったように動けないはずです。

 

 

何事も積み重ねが大切なので、普段から今回のようなことを意識しておくようにしましょう。

 

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