たくさんのタスクをこなさないといけない時に、どのようにして優先順位を決めていますか?

限られた時間の中で色々な事をやる場合に、目の前にあるものを片っ端からこなしていくというのも1つの方法ですが、多くの場合、その方法では破綻してしまいます。

ですので、どんなタスクをどういう順番にこなしていくのかを決めて、優先順位の高いものからやっていくのがオススメです。

 

 

ただ、この優先順位の決め方も難しく、自分の中で軸を持って優先順位を決めなければ上手くタスク管理ができません。

このタスク管理の仕方を自分オリジナルのものを生み出しても良いのですが、『7つの習慣』という世界的に大ベストセラーとなっている書籍にとても良い方法が書いているので、その方法を今回はご紹介します。

 

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時間管理マトリックスを使ってタスクを管理する

『7つの習慣』の中で紹介されている時間管理の方法というのが、時間管理マトリックスというもので、縦軸に『重要度』を、横軸に『緊急度』をとったマトリックスで、全てのタスクはこのどれかに分類でき、これをもとに優先度を決めるというものです。

 

  1. 緊急かつ重要
  2. 緊急だけど重要ではない
  3. 緊急ではないけど重要
  4. 緊急でも重要でもない

 

 

やらないといけないタスク、やるべきだと認識しているタスクを、このマトリックスの4象限に振り分けて分類し、どういう順にやるかというのを決めるというものです。

 

まず緊急でも重要でも無いものは捨てる

最初にすべき事は『④緊急でも重要でもない』タスクですが、これは無条件に捨てましょう。

毎日忙しくしていて、時間管理をどうしようと思っている私たちにこれをやってる時間はありません。

ですので、もう考える余地もなくやるべきタスクからは消しましょう。

もし自分がここに該当することをやってることに気付いたら、すぐにやめてもっと優先度の高い事をするようにしましょう。

 

緊急かつ重要なものは最優先に対応する

次に分かりやすいのは、『①緊急かつ重要』なものですよね。

これは有無を言わさず、すぐにやりましょう。

緊急かつ重要なものというのは、一番影響の大きなものなので、他の何よりも最優先でやらないといけません。

逆にここに属するものがあるのに、他のタスクの対応をしてしまっている場合は、即刻今やっている事を中断して、緊急かつ重要な事に取り掛かる必要があります。

 

緊急度と重要度のどちらを優先する?

ここまでの2つは明快なので、分かりやすいのですが、次の2つがどちらを優先すべきなのか迷うところだと思います。

『②緊急だけど重要ではない』ものを優先するのか、『③緊急ではないけど重要』なものを優先するのか?という問題です。

これは言い換えると『緊急度』をとるか、『重要度』をとるかという話になります。

あなたならどちらを優先しますか?

ここが運命の分かれ道で、この時間管理マトリックスの肝の部分になります。

で、どちらを優先するかというと、『③緊急ではないけど重要』なことです。

 

 

本来、『②緊急だけど重要ではない』ことというのは、重要ではないわけですから、そもそもやらなくても良い事です。

ですが、多くの人は『緊急度』を優先してしまいます。

これは私も含め、意識して『重要度』を優先しようとしないと、『緊急度』に流れやすくなります。

これは人間の特性で、目先のことよりも未来のことを過小評価してしまうからです。

『いま』から遠くなればなるほど、リアリティを感じにくくなるので、どうしても目先のことを優先してしまいます。

 

 

ですが、『緊急だけど重要ではないもの』をいくらたくさんこなしても、自分の人生に対するインパクトはありません。

なぜなら、重要ではないからです。

それより、『今すぐどうこうなるわけではないけど、将来的にインパクトのあること』をやるようにしましょう。

 

まとめ

今回は時間管理に有効な方法についてご紹介しました。

今回の方法を少しずつでも取り入れて自分の時間を有効活用できるようになっていけば、人生はどんどん良くなっていきます。

最初は面倒に感じるかもしれませんが、しっかりと続けていけば全然変わってくるので、ぜひ活用してみてください。

 

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